Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

Hinweis: Dieses Verzeichnis ist nicht veröffentlichungspflichtig.

 

1. Angaben zum Verantwortlichen

1.1 Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

TTC Retzelfembach e. V.
Fichtenstr. 2
90587 Veitsbronn

1.2 Gesetzlicher Vertreter

Herbert Lößlein (1. Vorstand)
Bernd Probst (2. Vorstand)
Wolfgang Betz (Kassenführung)
TTC Retzelfembach e. V.
Fichtenstr. 2
90587 VeitsbronnTel. 0911-7540923
E-Mail:
herbert@ttc-retzelfembach
Die Vorstandsmitglieder vertreten den Verein nach außen jeweils allein.

1.3 operativ verantwortlicher Ansprechpartner

Herbert Lößlein
TTC Retzelfembach e. V.
Fichtenstr. 2
90587 VeitsbronnTel. 0911-7540923
E-Mail:
herbert@ttc-retzelfembach
1.4 Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 DSGVO nicht vorliegen.

 

2. Grundsätzliche Angaben zur Verarbeitung

2.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung:
b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins

2.2 verantwortlicher Ansprechpartner

Herbert Lößlein
TTC Retzelfembach e. V.
Fichtenstr. 2
90587 VeitsbronnTel. 0911-7540923
E-Mail:
herbert@ttc-retzelfembach

 

2.3 Art der Verarbeitung / Name der Software

zu 2.1 a) Mitgliederverwaltung: Vereinssoftware

 

3. Allgemeine datenschutzrechtliche Anforderungen DSGVO

3.1 Zweckbestimmung

zu 2.1 a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung:
- Nachweisführung der Teilnahme am Trainings- und Wettkampfbetrieb,
- Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Verbänden zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
- Versicherungsnachweis im Rahmen der Sportversicherung des LSB
- Berechnung und Zuordnung von Mitgliedsbeiträgen

zu 2.1 b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
- persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
- Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.

3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO

zu 2.1 a) Einwilligung / Einwilligung Sorgeberechtigter / Vertrag

zu 2.1 b) Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen

3.3 Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO

Es besteht durch die Verarbeitungstätigkeit kein hohes Riskio für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung ist daher nicht erforderlich.

4. Erhebung der Daten

4.1 Kreis der betroffenen Personengruppen

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

Mitglieder des Vereins

Interessenten an einer Mitgliedschaft

Beschäftigte des Vereins

Lieferanten des Vereins

Mitarbeiter übergeordneter Verbände sowie öffentlicher Einrichtungen

Besucher des Internetauftrittes

4.2 Art der gespeicherten Daten

AbrechnungsdatenAdressdaten

Bankverbindungsdaten/Kreditkartendaten

Geburtsdatum

IT-Nutzungsdaten/Log Daten/Protokolldateien

IP-Adresse

Interessen/Präferenzen

Kontaktdaten

Lebenslauf

Name/Vorname/Anrede/Titel

Qualifikationsdaten

sportartrelevante körperliche Beeinträchtigungen

Standortdaten

Vertragsdaten

Vertragsstammdaten

Zahlungsdaten

Zeiterfassungsdaten

 

4.3 Herkunft der Daten

IP-Nutzungsdaten, IP-Adressen und damit verbundene Standortdaten werden vom Hoster erhoben, alle anderen Daten werden vom Betroffenen erhoben.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

5.1 Interne Empfänger

Mitgliederverwaltung

Buchhaltung

IT-Sicherheit

Übungsleiter

 

5.2 Externe Empfänger und Dritte

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Stadt- und Kreisverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).

Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.

Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.

Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)

Webserver von Drittanbietern, deren Daten wir eingebunden haben bekommen im Rahmen des Abrufs der aktuellen Daten die IP-Adresse des Besuchers übermittelt. Dies ist technisch notwendig, da wir auf den vorgenannten Seiten die Daten in Echtzeit vom Anbieter übernehmen.

 

6. Zugriffsberechtigte Personen

6.1 zugriffsberechtigte Personen

Vorstandsmitglieder

Verantwortlicher für Mitgliederverwaltung

Verantwortlicher für Buchhaltung

Verantwortlicher für IT-Sicherheit

Übungsleiter

 

6.2 Berechtigungskonzept

Vorstandsmitglieder sowie der/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten.

Der/die Verantwortliche für Buchhaltung erhält Zugriff auf die für die Beitragsberechnung und Verbuchung gezahlter Beiträge notwendigen Daten (Anschrift, Zugehörigkeit zu Beitragsgruppen und Abteilungen sowie Bank- und Zahlungsverkehrsdaten).

Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten (nur in Zusammenhang mit Gewährleistung der IT-Sicherheit der Mitgliederverwaltung).

Übungsleiter erhalten eingeschränkten Zugriff auf Mitgliederdaten wie folgt: Notrufnummer der Eltern bei Minderjährigen, sportartrelevante körperliche Beeinträchtigungen.

Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die im Rahmen der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Reichweitenermittlung der Homepage erhobenen Daten von Besuchern.

 

7. Auftragsverarbeitung als Auftraggeber

 

Auftragsverarbeiter

Auftragsbereich

Verarbeitungsvertrag

Eignung

Standort

1&1 Internet SE

Datenbank zur Mitgliederverwaltung

Protokoll der Internetzugriffe (IT-Sicherheit)

Vereinsinterner E-Mail-Verkehr

Hoster für geschlossenen Benutzerbereich der Homepage

Online-Datenspeicher

AV-Vertrag nach DSGVO

zertifiziert nach ISO 27001

 

 

 

 

 

 

Deutschland

8. Datenübermittlung in Drittstaaten / internationale Organisationen

8.1 Übermittlung personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten findet ausschließlich nach schriftlicher Einwilligung des Betroffenen statt.

8.2 Drittstaaten / internationale Organisationen

Drittstaaten sind Länder außerhalb der EU / des EWR. Zu Drittstaaten bestehen gegenwärtig keine Verbindungen des Vereins, die eine weitergehende Prüfung erforderlich machen. Sollten aufgrund sportlicher Verbindungen neue Drittstaaten hinzukommen, ist dieser Verfahrenspunkt entsprechend zu ergänzen.

8.3 angemessenes Datenschutzniveau

Die unter 8.2 namentlich aufgeführten Länder und Organisationen gewährleisten kein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten ist daher nur nach besonderer Prüfung vorzunehmen.

9. Regelfristen für die Löschung von Daten

9.1 Speicherdauer

Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

Löschung nach 10 Jahren:
- Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen.
- Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden

Löschung nach 6 Jahren:
- Daten über Lohnabrechnungen und vergleichbare Vergütungen
- Geschäftsbriefe und E-Mails

Löschung nach 3 Jahren:
- Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)

Daten, die nicht unter die vostehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Angaben zu Allergien oder körperlichen Beeinträchtigungen, Größenangaben für Teambekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Ergebnislisten.

9.2 technische Beschreibung der Datenlöschung

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht.
- einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personenbezogene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen. Der entsprechende Nachweis der Vernichtung durch das zertifizierte Unternehmen ist dem Verein als Kopie zu überlassen.

10. Beurteilung der Angemessenheit technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)

10.1 Allgemeine Beschreibung

Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS).

Der Zugriffsschutz für die Datenbank zur Mitgliederverwaltung wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet. Dies beinhaltet neben einer Sicherung über Benutzername und Passwort zusätzlich eine Beschränkung auf explizit zugelassene IP-Adressbereiche. Hierzu müssen Computer der Zugangsberechtigten für jeden einzelnen Zugangspunkt zum Internet (Provider) beim Verantwortlichen für IT-Sicherheit angemeldet werden. (deny from all, allow for separate). Für die gesicherte Übertragung zwischen Client und Server ist die Webadresse mit einem SSL-Zertifikat versehen. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgt regelmäßig eine Kontrolle auf Schadcode.

Die Sicherheit der Verbindung zur öffentlichen Homepage wird durch ein SSL-Zertifikat hergestellt. Vereinsinterne Berichte und Fotosammlungen werden zusätzlich durch ein Passwort geschützt. Sämtliche Zugriffe auf die Homepage werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe Ziffer 7) protokolliert. Diese Protokolle werden regelmäßig auf Auffälligkeiten überprüft. Sofern bei den Überprüfungen festgestellt wird, dass Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche oder Systemroutinen von Seiten nicht dazu Berechtigter erfolgt sind, erfolgt für Adressbereiche außerhalb der Europäischen Union die Sperrung des gesamten Adressbereiches (allow from all, deny from separates). Bei Zugriffsversuchen aus Adressbereichen der Europäischen Union erfolgt neben der Sperrung des Adressbereiches auche eine Sicherheitsmeldung an den jeweiligen Provider des Adressbereiches. Bei unerlaubten Zugriffsversuchen innerhalb Deutschlands erfolgt eine Sicherheitsmeldung an den Provider des Adressbereiches sowie in Kopie an das BSI. Der Adressbereich wird in diesem Fall nicht gesperrt.

Die Mitgliederdatenbank wird im Rahmen des AVV (siehe Ziffer 7) kontinuierlich gesichert. Zusätzlich werden vor jeder Veränderung der Programmversionen Komplettsicherungen des Gesamtprogramms sowie der Datenbank vorgenommen. Der Onlinespeicher wird regelmäßig auf Offline-Speichermedien gesichert.

Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.

Alle Zugangsberechtigten des Vereins werden zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

10.2 verbleibendes Risiko

Trotz der unter 10.1 beschriebenen Maßnahmen besteht ein Restrisiko auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hierzu zählen neben menschlichen Fehlern auch das technische Versagen einzelner oder mehrerer Sicherungssysteme (Stichwort Symantec SSL-Gate).

Eine Erhöhung des Sicherheitsniveaus kann in erster Linie durch Verzicht auf die Erhebung sensibler Daten sowie den Verzicht auf Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme erreicht werden. Hierzu zählen:

Anwesenheitspflicht für Erziehungsberechtigte an allen Trainingsstunden und (auch mehrtägigen) Lehrgängen mit minderjährigen Vereinsmitgliedern. Damit kann auf die Erfassung einer Notfall-Telefonnummer sowie von Angaben zu sportartrelevanten körperlichen Beeinträchtigungen verzichtet werden.

Barzahlung aller Mitgliedsbeiträge und Startgelder.

Erfassung von Teilnehmern an Trainingszeiten ausschließlich in Papierform.

Mitgliederverwaltung durch ein System von Karteikarten

Anschaffung eines Tresors entsprechender Sicherheitsstufe oder Anmietung eines Schließfaches für die karteikartengeführte Mitgliederverwaltung.

Übermittlung von Mitgliederdaten an den Landessportbund ausschließlich in Papierform (beim LSB Sachsen nicht möglich).

Anschaffung eines Aktenvernichters auf Vereinskosten.

Die vorstehend beschriebenen Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit sind in der Praxis nicht realisierbar. Eine Umsetzung dieser Maßnahmen würde letztlich dazu führen, dass der Verein sich nur noch mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt und keine Zeit mehr zur Verwirklichung der satzungsgemäßen Zwecke hätte. In der Folge wäre als sicherste Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten die Auflösung des Vereins zu empfehlen.

11. Stellungnahme durch den Datenschutzbeauftragten

Da der Verein nicht der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, entfällt eine entsprechende Stellungnahme.

12. Prüfung durch den Vereinsvorstand

Dieses Verzeichnis ist am 17.02.2018 durch den Vorstand geprüft und bestätigt worden.

 

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Autor

Thomas Lilienthal (Webmaster des SFV Feuerblume e. V.); Kontakt

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